רקע
בעידן של רפואה רב-תחומית, שמתאפיינת בהעברת מטופלים לידי מטפלים רבים בתוך בית החולים, גדל הסיכון לקצרים בהעברת מידע בין המטפל השולח לבין המטפל המקבל, כגון מידע על תרופות, על ציוד שמלווה את המטופל, על בעיות רפואיות פעילות וצפויות ועל תוצאות בדיקות שטרם התקבלו. כמו כן, ריבוי המטפלים יוצר סיכון שאיש מהם לא יראה עצמו אחראי על הטיפול.

הפגמים הנפוצים בהעברת המטופל בין מטפלים בתוך בית החולים (בין יחידות או בהעברת משמרת באותה היחידה), ובשחרור המטופל מאשפוז אל הקהילה, הם:
(1)  העדר סטנדרטים להערכת מצבו של המטופל, כולל מרכיבי ההערכה, תזמונה ומי שאחראי לכך.
(2)  בנסיבות שונות לא ברור מי הוא שיעביר את המטופל.
(3)  גם כאשר יש מדיניות ברורה, חסרים תהליכים שיבטיחו את קיומה בפועל.

רציפות המידע בעת העברת מטופלים היא חלק מרציפות הטיפול. נתקים ברציפות הטיפול כתוצאה מנתקים במידע עלולים לגרום נזק למטופלים.

מכאן נוצר הצורך ליצור רציפות מערכתית בטיפול, באמצעות:

1. קביעת סטנדרטים להעברת מטופלים בין יחידות בתוך בית החולים ובין משמרות בתוך יחידה אחת, ולהעברת מידע על המטופל עם שחרורו מבית החולים לקהילה.
2.  התייחסות בתוך בית החולים אל כל הקבוצה הרב-תחומית כאחראית על המטופל, והכשרת הצוות להעברת המידע הקליני על המטופל בד בבד עם העברת האחריות על הטיפול בו.

פתרונות קיימים

 פתרונות שמציע ארגון הבריאות העולמי
בשנת 2005 הקים ארגון הבריאות העולמי את "הברית העולמית לבטיחות המטופל" וקבע שישה תחומים לפעולה, שאחד מהם הוא פיתוח "פתרונות לבטיחות המטופל" (Patient Safety Solutions). נקבע צוות היגוי בינלאומי, שמנה 35 מומחים ממדינות שונות ושאישר באפריל 2007 את תשעת הנושאים לפתרונות. הובלת המחקר וההצעות לפתרונות נמסרה ל – Joint Commission האמריקאי והבינלאומי.  אחד הנושאים שנכלל בפרויקט הוא "תקשורת בהעברת מטופלים" לינק אל ה"פתרון".
 
הצוות של "פתרונות לבטיחות המטופל" מביא המלצות כלליות למניעת כשלים בהעברת המטופל:

(א) המלצות ליישום מיידי:

1. הטמעת גישה סטנדרטית לתקשורת בין צוותים, בעת העברת משמרת ובין יחידות שונות בתוך המוסד. מומלץ שגישה זו תכלול את היסודות הבאים: 
   - שימוש בטכניקת SBAR (Situation, Background, Assessment, Recommendation)
   - הקצאת די זמן, וככל האפשר בלא הפרעות, למסירת מידע חשוב ולשאלות ותשובות של הצוותים (יש לכלול בתהליך ההעברה שלבים של חזרה-על-נאמר ושל קריאה-חוזרת).
   - מתן מידע על מצבו של המטופל, על תרופות, על תכניות הטיפול, על צוואה בחיים ועל כל שינוי משמעותי במצבו.
   - הגבלת חילופי המידע רק למידע ההכרחי לטיפול בטוח.
2. הטמעת מערכות שמבטיחות בעת השחרור מבית החולים, שהמטופל והמטפל הבא יקבלו מידע חיוני על האבחנות בעת השחרור, על תכניות הטיפול, על תרופות ועל תוצאות בדיקות.
3. תרגול של תקשורת אפקטיבית בעת העברה בתכניות הלימודים ובהשתלמויות המקצועיות במקצועות השונים.
4. עידוד תקשורת בין המוסדות אשר מטפלים במקביל באותו מטופל (למשל מטפלים מסורתיים ולא-מסורתיים).

(ב) המלצות לעתיד:

1.  היכן שניתן, חפשו טכנולוגיות ושיטות שיכולות לשפר יעילות ההעברה, כגון רשומות רפואיות אלקטרוניות, שיטות אלקטרוניות למתן מרשמים והתאמה ממוחשבת בין תרופות, כדי לפשט נגישות למידע והחלפת מידע.
   - צרו הליכים, שיבטיחו שהתהליכים הכרוכים בשימוש בטכנולוגיה ממוחשבת יהיו אינטראקטיביים ויעילים, ויכללו הקצאת זמן לשאלות או לעדכונים על הטיפול שניתן למטופל.
2.  דוגמאות מוצלחות (best practices)
   בספרות ניתן למצוא דוגמאות מוצלחות לשיפור תהליך ההעברה, על סמך נסיון מצטבר, כגון:
   - בי"ח אחד יצר תהליך של "כרטיס נסיעה", לתקשורת בין המטפלים שמוסרים את המטופל לבין אלה שמקבלים אותו. הכרטיס כולל את זיהוי המטופל, את מידת יציבותו ומידע על סיכונים. האחות היא שאחראית למלא את הכרטיס, והוא צמוד למטופל עד שהוא מגיע ליחידה הבאה (אם הוא אמור להשאר שם) או עד שהוא חוזר ליחידת-האם שלו (במקרה של העברה להדמיה, למשל).
   - שיטה אחרת היא רשימת בקרה, שממלאת האחות השולחת, ושכוללת בנוסף לזיהוי המטופל גם את הצורך במשככי כאבים ואת הצורך בציוד שילווה את המטופל.
   -  צוות בין-מקצועי של בי"ח אחר יצר שיטה ידידותית לזיהוי רמת היציבות של המטופל, כדי לקבוע מי ילווה אותו מיחידה ליחידה, באמצעות מדבקות צבעוניות.
   האינדיקטורים החשובים ליציבות המטופל שקבע הצוות היו סימנים חיוניים; מצב נשימתי; מצב קרדיו-וסקולרי; המצאות עירוי תוך ורידי; המצאות מכשירי ניטור וצינורות אחרים; היחידה השולחת; גיל והתנהגות המטופל. 
   התוצר הוא כרזה שתלויה על הקיר, שבה מופיע סולם של דרגות-יציבות לפי צבעים. כל צבע מציין מי צריך ללוות את המטופל:
   צבע ירוק – המטופל יועבר באופן בטוח בלווי סניטר בלבד.
   צבע צהוב – אחות מוסמכת או רופא.
   צבע אדום – אחות מוסמכת ורופא.
   נקבע נוהל, שלפיו אחות מוסמכת מדביקה מדבקות בצבעים המתאימים בגליון המטופל, בהתאם להערכה האחרונה של יציבותו, כאמצעי תקשורת על רמת היציבות שלו. המדבקה כוללת תאריך, שעה וחתימת האחות. הסניטר אינו מעביר את המטופל בלי מדבקה על הגליון, והיחידה המקבלת רואה מייד את מצב היציבות שלו.
   בדיקה העלתה היענות גדולה בביה"ח לשימוש בשיטה הזו, מעל 80%.

פתרונות יעודיים להעברת משמרת
ניתן ללמוד על תקשורת בין מטפלים להבטחת רציפות הטיפול בעת העברת משמרת מעבודה מקיפה, שהתפרסמה בבריטניה ב-2004 ראהhttp://www.bma.org.uk/images/safehandover_tcm41-20983.pdf, ושארגון הרופאים האוסטרלי אימץ ופרסם גרסה משלו בשנת 2006 ראה
http://www.ama.com.au/node/4064

באופן כללי, מעבר להעברת מידע, יש יתרונות נוספים להעברה שיטתית ומסודרת של מטופלים, מעבר להעברת מידע:

• הזדמנות לרופא המומחה לשוחח עם המומחים האחרים, או לקבל חוות דעת נוספת.
• הזדמנות לרופאים זוטרים לקבל הדרכה על ידי בכירים.
• תזכורת לקבל תוצאות של מעקב.
• הפנייה בזמן של מטופלים לדיסציפלינות אחרות.
• בהעברה של משמרת לילה למשמרת בוקר – הזדמנות לדון במקרה מיוחד אם אירע בלילה.
• נחסכת מהמטופל הטירחה לענות שוב ושוב על אותן שאלות.
• המטופל מקבל תחושה של עבודה מקצועית כאשר המטפל מתחיל מהנקודה שהמטפל הקודם סיים בה.
• הרופא מרגיש שהוא שולט בבריאותו של המטופל, בגלל שכל המידע בידיו.
• במקרה של אירועים חריגים, קל יותר לברר באיזה שלב בטיפול היה כשל ועל מי האחריות.
• למטפלים נחסך זמן מיותר לרדיפה אחרי מידע.

להעברה מוצלחת נדרשים:
- חפיפה של משמרות
- זמן שמוקצב לכך
- מישהו שיהיה אחראי
- תמיכה נאותה של טכנולוגיית מידע
- מחויבות של הצוות

בהעברה בטוחה של משמרת:

• יש לקבוע שעות קבועות ובאורך מתאים (מקבילה ל"פסק זמן", בדרך כלל די בכ-20 דקות) להעברת משמרת מסודרת, כדי להשלים את הרישום וכדי לקיים פגישה של כל חברי הצוותים להעברת המידע והאחריות להמשך הטיפול השוטף ולביצוע פעולות מיוחדות. בזמן הזה לא יותר לקרוא לאיש צוות לפעילות אחרת, למעט פעולות מצילות חיים.
  בהקשר זה יש לקחת בחשבון את כמות המטפלים במשמרות השונות. לא דומה כמות המטפלים במשמרת הבוקר לזו שבמשמרת הערב ושל משמרת הלילה, או בימי חול ובסופי שבוע וחגים. מומלץ שבמשמרת הבוקר (שבה מתעדכנים גם לגבי מטופלים שנוספו בלילה) תהיה "אחות אחראית לתיאום קליני".
  ההעברה צריכה להתבצע במקום שמתאים להתכנסות נוחה של כל חברי הצוות (למשל חדר צוות שיכול להכיל את כולם), ללא הפרעות והסטות של תשומת הלב, ושיש בו גם נגישות למידע קליני, למידע על תוצאות של בדיקות מעבדה והדמייה, לאינטרנט ולטלפון. רצוי שבחדר יהיו טלביזיה, מכשירי הקרנה (וידאו, די.וי.די) ולוח כדי לעודד דיון במקרים. רצוי שמקום ההתכנסות יהיה בתוך המחלקה כדי להבטיח את מירב ההשתתפות. במשמרת הבוקר מומלץ לתת גם ארוחת בוקר כדי ליצור אווירה נעימה.
  חשוב שיהיה ברור לכולם מי אחראי על ההעברה. עדיף שאיש הצוות הבכיר ביותר הוא שינהל אותה. יש לעודד את הצוות המקבל להיות אקטיבי ולשאול שאלות הבהרה, כדי שמצבו של המטופל יהיה נהיר להם עד תום.
• יש לדאוג לדרכים אמינות ליצירת קשר עם הרופא האחראי על המטופל בכל זמן. בהעברה למשמרת לילה חובה שהרופא הכונן יהיה נוכח.
• יש לדאוג להדרכה יסודית על דרכי העברה לחברי צוות חדשים, מייד עם כניסתם לעבודה או למחלקה או ליחידה.

המידע שיש להעביר:
- המטופלים שמאושפזים כעת במחלקה
- מטופלים שצפויים להגיע למחלקה להערכה קלינית, על פי הפניות
- המיקום המדויק של המטופלים
- מטופלים שמצבם הקליני אינו יציב או מתדרדר
- זמינות של מיטות לטיפול נמרץ
- מטופלים שצפויות לגביהם בעיות, ודרכי הטיפול המתוכננות
- משימות חריגות, כולל תכנון זמן לביצוען
- המידע שיש להעביר למשמרת הבאה

כמו כן, יש לקבוע מי אחראי על מה ומי מבצע איזה תפקיד.

טכנולוגיה תומכת בהעברה נאותה:

• מערכת המחשוב של ביה"ח צריכה להיות מעודכנת ומסונכרנת בזמן אמת, 24 שעות ביממה, כדי שמלוא המידע על המטופל (כגון תוצאות בדיקות מעבדה והדמייה) יהיה זמין למטפלים בכל עת.
  גם המידע על מיקומו של המטופל, כאשר הוא עובר מיחידה ליחידה, יתעדכן בזמן אמת, כך שניתן יהיה לדעת בכל עת היכן נמצא המטופל.
  ניתן להשיג זאת בלי לפגוע באבטחת מידע ובסודיות מידע (למשל על ידי נגישות באמצעות סיסמה).
• עליה לכלול מידע זמין על הרופאים המומחים ועל דרכי ההתקשרות איתם בכל רחבי ביה"ח.
• עליה לכלול מידע על המטופלים שהכי זקוקים להערכת מצב, ומידע על משימות מיוחדות.
• רצוי שתהיה תקשורת מידע להעברה אוטומטית של תוצאות בדיקות לרופא האחראי.
• מי שיהיה אחראי על המידע הוא הרופאים, ולא אנשי מינהל.